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细节决定成败
——我做秘书工作的几点体会

2007年No.6 心得体会 作者:刘畅

  对于细节的关注、重视和追求,是秘书工作一贯的优良传统。认真负责、严谨细致也是对秘书工作者最基本的要求。中国有句古话:“天下大事必作于细”。细节是具体问题、实在问题,也是丝毫不可轻视的问题,它是社会进步的基石,也是个人发展的基点,它值得从事秘书工作的人和广大机关工作者的广泛关注和深入探讨。

  一、树立细节决定成败的理念

  细节问题时刻影响并决定着我们的生活。细节往大里说可以关乎一个国家的兴亡。温家宝总理曾经说过:“中国有13亿人口,不管多么小的问题,只要乘以13亿,那就会成为很大很大的问题。”细节往小里说,体现个人修养,反映素质差异,突出显示工作人员的工作能力。

  对从事秘书工作的同志而言,是否牢固树立并始终坚持细节决定成败的观念,最终决定着秘书工作的优劣。因此,秘书工作人员必须要牢固树立秘书工作无小事的意识。具体而言:一是“细节中有大”。细节体现着工作的效率、质量和形象,决定着完善决策措施,推动决策执行,落实督促检查等关键环节的成败。这里的任何一个细节出问题,都会对整体上的成功造成“一票否决”,甚至产生不可弥补的损失和影响。二是“细节中见大”。秘书工作者要善于把看似平常、普通、重复的工作放到全局的工作中去深入思考、认真对待,必须站在全局的高度、领导的角度、群众的立场上去想问题、办事情,把纷繁复杂的事务梳理好,主动向领导建言献策。三是“细节中求大”。要坚持高标准、严要求,突出抓好关系全局的中心工作、领导关注的重要事情、群众关心的热点问题,经常思考一些关系改革发展稳定全局、关系办公室服务水平高低的大事,不断地求突破、求创新、求一流,使平常的细节闪耀出不平凡的光辉,使细小的工作做出令人瞩目的成果,在普通的岗位上创造出不同寻常的业绩。

  二、把握细节的概念和特点

  细节有狭义和广义之分。狭义的细节,一是指细小的环节或情节,二是琐碎而往往不被看重的小节。广义的细节就是“细微之处见精神”中的精神,是指细节背后所体现出来的严谨负责、一丝不苟的工作态度和科学规范、精益求精的工作作风。从细节的定义就能分析出细节的特点:一是“微小”,即指细节容易被忽略,所引起的变化也是逐渐的、细微的。二是“隐蔽”,即指细节很难被捕捉,具有伪装性,要强调关注细节的精细角度。三是“繁琐”,即指细节无处不在、无时不有,内容纷繁复杂、形式多种多样。

  对细节概念和特点的理解,我们还可以从蝴蝶效应理论、链条反映理论、破窗户理论等关于细节和类似细节的假设理论中得到升华。蝴蝶效应理论讲的是南美洲亚马逊河流域热带雨林中的一只蝴蝶,偶尔大幅度地扇动几下翅膀,可能在两周后引起美国德克萨斯州的一场龙卷风。链条反映理论是指:掉了一枚铁钉,就损坏了一只马蹄铁;因此跌翻了一匹战马;于是摔伤了一位骑士;所以输掉了一场战争;也就亡掉了一个帝国。破窗户理论告诉我们,对于影响深远的细节,要把它当作第一次打碎的窗户玻璃,及时修好,否则,细节不补将酿成大祸。

  关于细节决定成败包含的理论内涵,还可以从两个方面理解。一是从辩证法的角度看:细节决定成败是事物由量变到质变的发展过程。量变无非就是细节的积累导致的事物浅层次的变化,质变就是细节积累达到一定的程度,结果形成深层次的飞跃。二是从系统论的角度看:细节决定成败是现代系统论的具体化和形象表述。任何庞大的系统是由无数有机联系、彼此制约的细节构成的统一整体。忽视细节,将出现“牵一发而动全身”的严重后果。

  对于我们从事秘书工作的人来说,如何才能在工作中把握好细节的概念和特点呢?第一,要有见微知著的眼光。事物的发展变化总有一定的征兆和预示,不可能空穴来风,更不会无迹可寻。古人说:“智者所虑、虑于未形,达者所窥、窥于未兆”,说的就是这个道理。侨务秘书的工作,要接触方方面面的复杂情况和信息,上级的指令、下面的呼声、华侨华人的反映,五花八门、千头万绪,如何迅速甄别各类信息的真伪,准确领会领导和上级的意图,快捷、高效地传达、贯彻、落实领导的决策,这就需要细微之处见大节的眼光和本领。第二,要有举轻若重的心态。我们工作在领导身边,位置很关键,职责很重要。虽然秘书的工作,有许多都是跑跑颠颠、抄抄写写之类的小事,但它和整个大局衔接在一起,影响着工作大局。把这些小事做好了,有利于推动全局的工作;而一旦这些小事没做好,就会给全局工作造成损害,带来被动,甚至贻误大事。第三,不能拘泥于枝叶末节。细节之所以决定成败,是因为这个细节是关系事物发展变化的关键性因素,而不是枝叶、琐碎。我们必须关注涉及大局的细节,否则,就容易抓小放大,甚至会损害大局。我们更不能把“花哨”当作“细节”,也不能把“技巧”看成是“细节”,刻意地去修饰什么,无谓地去“打扮”什么,这样做,既浪费时间,又浪费财力。我们应当把始终着眼大局、胸怀大局,为领导服好务,当好参谋助手作为必须坚持的重要工作方向。

  三、培养关注细节的习惯

  据调查,人的行为95%以上都是受习惯的影响。也就是说,关注细节,就要养成“从细节中来、到细节中去”的习惯,完成“从勉强到习惯、从习惯到素质”的飞跃。

  首先要有“三心”。一是细心。心细只是一种个性特征,但细心却是一种良好的心理素质、一种个人修养、一种职业习惯。作一个细心的人,关键还在于赋予自己职责意识,切实用心。只要能够承担其职责,油然而生一种神圣的使命感,就有可能激发我们全部的智慧,集聚我们的注意力,细致认真地搞好工作。二是安心。作秘书对内要处理纷繁复杂的机关事务,对外要面对大量的协调工作,因此只有坚持正确对待组织、正确对待群众、正确对待自己,对工作和岗位发自内心的热爱和珍惜,才能真正沉下身子、潜心下来把每一件事情做细做实做好。三是责任心。哲学家弗洛姆曾经说过:“人一旦受到责任感的驱使,就能创造出奇迹来。”因此,秘书要以强烈的责任感,保证每个工作细节的落实到位。

  其次要克服四种倾向。一是克服马虎大意的倾向,培养求准较真的作风。要在工作中增强政治敏锐性和判断预见性,既善于小中见大,见微知著,透过小事把握关键,发现方向性、倾向性问题;又注意在大事中发现细节,善于解决细节问题。二是克服贸然行事的倾向,培养三思而行的习性。在处理牵涉面广、比较复杂的事务时,必须保持清醒的头脑,充分考虑到每一个步骤、每一个细节。三是克服慌张忙乱的倾向,培养举重若轻的风度。要在事务缠身的情况下,克服忙乱心理,分清轻重缓急,沉着应付大小巨细各类事务,做到大事不误,小事不漏。四是克服松懈懒惰的倾向,培养持之以恒的意志。要加强自我暗示,强化紧迫意识,以一种事情干不好,就食不甘味,寝不能席的忧患意识去鞭策自己,提醒自己,培养个人勇往直前的气势,奋发向上的气魄,永不言退的气节。

  秘书处的大量日常工作是办文、办会、办事,必须要正确对待和处理办文、办会、办事中的细节问题。办文———对上是请示报告工作,对下是通报指导工作,横向是联系协调工作。办文工作水平和质量的高低,直接关系到领导的形象,关系到全办工作能否迅速、准确、彻底地得到贯彻落实。这就要求在办文时对每一件文稿,都要一丝不苟、精益求精地制作和审核;对每一句话、每一个词语乃至每一个标点都要认真推敲、仔细琢磨,确保文件出手后经得起检验。办会———是传达指令、布置工作、协调各方的重要方式,应该说,办会牵涉面比较广,一般会涉及到很多单位。既有文字工作,又有事务工作;既有个体服务,又有整体组织;既要精心搞好系统设计与安排,又要抓住每一个环节,件件落到实处。因此在办会过程中,每一个环节都需要精心策划、认真实施,每一个步骤都需要逐一核查、逐一落实。特别是涉及到多个部门的时候,需要相互沟通、相互配合,加强衔接、加强联络。办事———内容涉及面宽,门类繁多,要既讲效率又出质量,实非易事,要处理得当,应对自如,那更需加倍努力和细致。因此,要做到办事有方,办事得体,就要转变作风,着眼细处,树立严而又严、细而又细的思想,把每一个环节都考虑仔细,把每一个细节都尽量做到完美,只有在实践中磨练,在磨练中积累,在积累中提高,才能不断地提高我们的办事能力。

  四、勇于在细节中创新

  要推动各项工作,包括秘书工作不断打开新的局面,根本出路在于解决细节问题中实现创新。

  一是用心。秘书工作者要勇于在原有工作基础上实现新的突破和创造,不可循规蹈矩,不被传统束缚;要敢于改进、完善自己承担的工作。

  二是进取。实践是创新的磨刀石,开拓是创新的加速器,我们应该不断创新服务理念、服务内容、服务方式,在实践中获得磨炼,时时处处让细节成为工作与创造的关键,从而不断提高综合素质,增长新才干。

  三是学习。早在1939年毛泽东同志就说过:“我们队伍里边有一种恐慌,不是经济恐慌,也不是政治恐慌而是本领恐慌。”面对海外侨情的新变化,各级领导对秘书工作的要求提高了,秘书工作人员必须大兴学习之风,以增长知识,提高创新能力。

  (作者单位:国侨办秘行司秘书处)



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